２０２６年９月３０日（水）サービス担当者会議　p１７０〜p１８９抜粋
永島徹　

開催時間取り留意点。

誰にとっても、有限の時間を有意義に使えるように考慮して、会議の時間を設定していくことが大切です。

午前中の場合

午前の早い時間帯は、誰にとっても忙しい時間です。家族は炊事洗濯などの家事に手を取られているでしょうし、介護職にとっては朝の申し送りや送迎で慌ただしいでしょう。洋食にとっても診察の準備や診療中と言うこともあり、時間を取りにくいと考えられます。

夏は午前中の忙しい時間の方が本人の負担が少ないと言うこともありますが、会議の内容によっては10時もしくは11時ごろから開始して、お昼前に終了できる時間設定が良いでしょう。

午後の場合

午後は、比較的時間を取りやすいかと考えられます。特に13から15時は、介護者にとっては午前中に炊事洗濯を済ませて昼食をとり、少しゆったりできる時間帯になります。専門職にとっても、午前中のルーティンワーク(送迎、入浴介助、食事介助等)を済ませた後になります。

医師の場合は、午後の診察時間になるため、担当者会議に参加しやすくなります。ただし、休診時間を他の仕事や往信時間に当てている方も多いので、主治医の参加が必要な場合は、早めに予定の確認をしておきましょう。

夕方以降の場合

日中仕事してる家族にとっては、夕方(夜間)からの会議が良いと言う人もいます。

やはり利用者と家族は参加して自宅で行うことが基本ですから、夕方以降の開催も検討する必要があります。

しかし、サービス提供事業者にとっては、夕方以降は夕刻のルーティンワークあったり、残業と言うことになり、鈍い反応を示すこともあります。一方、医師は、日中の診察時間を置いた後なので、参加しやすいと言う場合もあります。

日暮れが速くなる。冬季などは、移動の際の配慮もしましょう

土日などの週末開催の場合。

介護者が仕事しており、平日の担当者会議には参加できないと言う場合もあります。そのため、土日などの週末に開催する場合も考えられます。最近のサービス提供事業者は、週末や祝日も営業しているところもあります。ただし、公的機関の関係者に誘ってもらう場合は、業務時間外ということで参加できないことが多いでしょう。そのため、週末に開催する場合は、参加が難しい関係者には、あらかじめ、必要な情報を紹介しておきましょう。

先輩からのアドバイス。

担当者会議そのものにかける時間は、およそ30から60分以内が適当と考えます。それ以上長くなってくると、徐々に集中力が切れてきてしまいます。

また開催する時間帯によって特徴も出てきます。その特徴うまくいかして、長くなりすぎずに、有意義な担当者会議を開催しましょう。

利用者、家族への連絡。

場所と時間が確定できたら、出席者への連絡、調整に入ります。この時利用者家族には改めてどのようなことを担当者会議で話し合うのかを丁寧に伝えて調整していきます。利用者家族にとって、専門職が自宅に集まると言う事は慣れていない経験です。それだけでも緊張と気遣いをしなくてはならないでしょう。それに加えて、どんなことをするのかわからなければ不安になってしまったり、逆に面倒がってしまう場合もあります。このような気持ちにならないようにケアマネージャーは担当者会議開催する意味やその目的をわかりやすく、事前に説明する必要があります。

連絡、調整する際は、口頭だけではなく、ケアプラン原案と一緒に開催事や会議の内容と目的を参加者が視覚的にもわかりやすいように、ペーパーを用意して説明確認しましょう。そうすることで担当者会議を開催することは、自分たちにとって、応援団が集まると言う認識になり、心強い人たちが来てくれると言う安心感につながるのです。そのため根回しはとても重要な事前準備なのです。

サービス提供事業者への連絡。

サービス提供事業所には、担当者会議の目的と検討内容を記載した、連絡、調整用紙(図表２−６）の準備をします。これを用いて電話とファックスや直接手渡しといった方法で連絡します。

電話とファックスの場合

電話とファックスを用いて連絡、調整をしていきますが、サービス提供事業者は、日々、大量の資料が送られてきます。そのため、ファックスのみでの連絡、調整では、書類の中に埋もれてしまう場合があります。そこでまずは電話にて①担当者会議の連絡調整をしたい旨を告げ、②詳細をファックスで送ることを伝えます。その際、③担当者会議の参加の有無についての返答(返信)もお願いします。

そして後日、日程が確定したら再度確認の連絡します。

また、図表2-6にあるように、開催日時については、いくつかの候補を挙げ、その中から選んでもらうようにすると調整がしやすくなります。

直接手渡し。

私は最も活用する方法です。連絡、調整用紙を持参し、初めての場合は必ず名刺も準備します。窓口で〇〇居宅介護支援事業所所属の△△です。

□ □ さんの担当者会議開催の連絡等参加のお願いに来ましたと訪問の趣旨を伝え、取り次いでもらいます。

尋ねる時間帯は、基本的には朝食時間である。12時は避けます。

福祉サービス提供施設の場合は、昼食介助などをしており、忙しい時間になるからです。逆に医師は診療終える時間(午前の診療診察)が狙い目です。

付き合いが長くなり、信頼関係ができると、天文職と連絡が取りやすい時間などにがわかってきます。その時は狙っていくことで寄り確認がしやすくなるでしょう。

また、地域によっては、医師たちがケアマネタイムと称して、連絡方法や時間について周知しているところもありますので、確認して活用していきましょう。

専門職への事前連絡根回し。

担当者会議スムーズに行うためには、専門職への事前連絡、根回しが大切です。根回しといっても大げさなことではなく、ファックスを送る前に電話1本入れるとか、時間が許せばファックスではなく、書類を手渡し、フェイストゥフェイスのコミュニケーションを大切にすると言うことです。

わずかな配慮かもしれませんが、これがとても重要です。

根回しでは、連絡、調整用紙だけでは盛り込まれないことを伝えます。

例えば、駐車場、近隣との留意点、中当事者の前では直接話さないこと(話すべきでないこと)を事前に専門職に伝えます。

また、文字では伝わりにくいニュアンスのことなども、電話や会って話すことが伝わります。こうしたわずかな配慮をしておくことで、当日の会議はスムーズに進められるのです。

先輩からのアドバイス。

連絡、調整については、文章だけでは伝え切れない情報要共有することが重要であることを伝えておきましょう。

開催日時調整の際、たんに、文章をFAXやメールで送るだけで伝わらない情報もあります。

一手間かけることが、より有益な担当者会議の実現になるのです。

文章+一言メッセージを面と向か伝える工夫をしてみましょう。

フェイストウフェイスのコミニケーションは、人と人との有効なつながりを育んでいくための基本です。

当日配布する資料は、事前に出席者に渡しておく。

ケアプランケア原案（第１表、第２表、第３表）などの当日配布資料は、可能な範囲で事前に利用者や家族関係者に渡しておくと良いでしょう。

この時点では、あくまでも原案であって、確定したケアプランではありません。担当者会議で検討、確認する項目を記載しておきますが、番号を活用（箇条書き)することで、簡潔でわかりやすい表現になります。

また、初回の担当者会議や新たなサービス提供事業者が加わる時などには、相関関係図(図表2の7)や色分けした週間計画表第３表準備しておくと、資格的に理解できるので良いでしょう。

サービス担当者会議を開催するにあたり、ケアマネージャーは事前準備をしっかりして下さいね！！　田澤　美雪＆田中　深雪より